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7 tips para declarar los impuestos que tu empresa debe saber


La declaración de impuestos es, quizás, uno de los asuntos que más preocupa a los dueños de las empresas. No importa el tamaño ni a que nos dediquemos, todos debemos regularmente presentar la declaración de la renta con sus respectivos impuestos.

Una vez realizada, estamos constantemente pensando si se está declarando todo correctamente, si falta algún papel o impuesto por pagar y, sobre todo, si recibiremos un importe en forma de devolución o, por el contrario, tendremos que abonar una suma adicional.

Para que cumplir con las obligaciones fiscales no suponga un quebradero de cabeza para nuestra empresa, hemos hecho una pequeña lista de tips que pueden resultar útiles.

7 consejos para no perder la cabeza con la Declaración de Impuestos de tu empresa

  1. Separa los gastos personales y los de la empresa

Cuando se es autónomo y, a la vez, gerente o persona encargada de llevar las riendas de una empresa, es fácil caer en el error de unificar gastos.

Es comprensible y, de hecho, a veces se hace de forma automática, sin pensar. Sobre todo en el caso de llevar muchos años siendo autónomo, lo tenemos ya añadido a nuestra rutina.

No obstante, es un error que puede suponernos problemas a la hora de realizar la declaración de impuestos. Es importante que la empresa solo declare aquellos gastos e impuestos que le son inherentes.

Es posible que uno o dos se escapen, pero presentar indistintamente todos los gastos de forma única es un error que puede salirnos caro.

Debemos entender que, aunque parezca que de esta manera estaremos ahorrándonos dinero en las declaraciones, en última instancia seguirá restando de nuestras ganancias.  

Los ingresos de la empresa son nuestros ingresos y ,en ambos casos, es con estos con los que se hará frente a los posibles abonos que se deduzcan de los ingresos presentados.

Por ello, dado que terminaremos pagando de todas formas por ellos, es mejor hacerlo de la forma correcta y separar aquellos gastos personales de los que son realmente gastos de la empresa o actividad.

  1. Cumple con los plazos

Nunca es demasiado el énfasis que se hace sobre lo importante que es cumplir con los plazos establecidos por la ley.

Tanto para realizar la declaración, como para abonar las cantidades que supongan, existe un plazo máximo que no debemos superar.

Por ejemplo, tanto en el caso del IVA que se presenta trimestralmente o el IRPF que se declara anualmente, existe una ventana durante la cual tenemos la posibilidad ―y en muchos casos la obligación― de presentarlas.

Estos plazos son amplios y flexibles. Están pensados para que todos aquellos que deban presentarlos, puedan hacerlo con comodidad, por lo que no hay excusas para no presentar las declaraciones a tiempo.

Es importante, además, por dos motivos:

  • Cuanto antes presentemos la declaración, antes tendremos el resultado y, en caso de recibir la devolución, antes se ingresará en la cuenta de la empresa.
  • La presentación fuera de plazo supone multas. Cuanto más fuera de plazo se presenten, mayor será la multa. Esta multa, además, no exime de los pagos que correspondan por la declaración.

No puede cogernos por sorpresa ni desprevenidos, son impuestos que apenas varían en el tiempo, por lo que no hay excusas para no presentar las declaraciones en tiempo y forma.

Fuente

  1. Apoyate en software específico

Tener las cuentas al día es aconsejable tanto desde el punto de vista de los impuestos como de la gestión general de una empresa. 

Gestionar correctamente la contabilidad nos ahorrará muchísimos problemas y nos permitirá estar mejor preparados y ya saber de antemano qué impuestos nos corresponden y cuáles tendremos que abonar.

Actualmente, la mejor manera de realizar esto de manera óptima es utilizando softwares o herramientas digitales que nos ayuden con la gestión de la contabilidad.

Estos programas nos permiten ahorrar mucho tiempo, ya que agilizan los procesos a través de la asistencia al usuario o, en algunos casos, la automatización de las tareas.

Si las finanzas nunca han sido nuestro fuerte, podemos utilizar estos programas de facturación y contabilidad para que hagan gran parte del trabajo por nosotros.

Tendremos toda la información disponible, al día y organizada sin necesitar grandes estructuras ni conocimientos.


De esta forma, podremos saber que impuestos nos corresponden, en qué plazo debemos presentarlos e incluso presentarlos directamente a través de estos software. Una muy buena manera de facilitar las gestiones y evitar dolores de cabeza innecesarios.

  1. Comprueba tus datos y no pierdas los documentos

Seguramente el sistema ya tenga registrados los datos de nuestra empresa. Al estar dados de alta hemos tenido que presentar nuestra información desde un principio y, en caso de haber hecho declaraciones de impuestos en el pasado, nuestros datos estarán aún guardados.

No obstante, es común que estos datos no sean correctos o no estén actualizados. Si hemos cambiado de domicilio, razón social u algún dato de contacto, deberá reflejarse también en el sistema.

Aunque parezca poco relevante, cualquier dato que no sea correcto o no corresponda con la realidad, puede llegar a suponer un gran problema.

Por eso es importante siempre revisar y actualizar nuestros datos antes de llevar a cabo cualquier declaración o presentación de cualquier tipo.

Para ello, también necesitamos tener todos los documentos importantes de la empresa a buen recaudo y accesibles. 

Si son en formato físico, digitalizarlos y almacenarlos en un servidor en la nube es una buena opción. 

Lo mismo debemos hacer con los tickets o facturas que representen gastos que debemos presentar. Necesitamos guardarlos ya que serán necesarios para la justificación de los gastos y almacenarlos de manera digital es una alternativa segura y que apenas supone ningún tipo de esfuerzo.

  1. IVA e Impuesto de Sociedades

Conocer a fondo los impuestos que tenemos que declarar es fundamental para no cometer errores. En el caso de tener una empresa en España, tanto el IVA ―Impuesto sobre el Valor Añadido― como el Impuesto de Sociedades ―IS―, son dos que en la mayoría de los casos tendremos que declarar.

El primero se aplica a todas las compras y ventas que se realizan. Dependiendo del tipo de producto, servicio y actividad el porcentaje retenido será mayor o menor. Como empresa, debemos asegurarnos que el IVA que estamos aplicando sea el correcto.

Trimestralmente tendremos que presentar la declaración del IVA que hemos soportado y el que hemos repercutido. El primero es aquel que hemos abonado al realizar gastos y que es deducible, el segundo es el que hemos cobrado al cliente por cada compra.

Si el balance es negativo, tendremos que abonar la diferencia, si es positivo se nos restará de la próxima declaración.

En lo que respecta al Impuesto de Sociedades, no tiene tanta dificultad. Se trata de un tributo de carácter directo y naturaleza personal que grava la renta de las sociedades.

Salvo que se trate de una sociedad con entidad especial, todas deben abonar este impuesto que se basa, en pocas palabras, en la diferencia entre gastos e ingresos una vez corregido las deducciones aplicables.

Si quieres más información, puedes leer esta guía sobre el impuesto de sociedades en 2022 para encontrar explicaciones más detalladas y el plazo para presentarla en este año.

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  1. Deducciones

Acabamos de mencionarlas y es algo que es de nuestro interés conocer. Las deducciones son algunos costes que no son susceptibles a los impuestos. 

Estos pueden depender del fin de la compra o el gasto que hayamos realizado, de la zona en la que esté el domicilio de la empresa o en gastos que el sistema entiende no deben considerarse a la hora de declarar impuestos.

Estas deducciones se realizan para fomentar determinadas actividades, reactivar la industrialización en algunas zonas o impulsar a las empresas a invertir en tecnología o innovación.

Por ejemplo, la inversión en I+D+i o la creación de empresas en zonas rurales o con poco tejido empresarial puede venir acompañada de deducciones o bonificaciones fiscales. 

Del mismo modo, las donaciones, la creación de empleo o, en el caso particular, la creación de empleo para personas con discapacidad puede suponer deducciones para los impuestos de nuestra empresa.

  1. Comprueba el estado de tu declaración

En la mayor parte de los casos, las declaraciones de impuestos se pueden hacer de manera online. Hacienda ha creado y pone a disposición distintas herramientas telemáticas para que no sea necesario presentar los documentos de manera presencial.

Si hacemos uso de software específico para asistirnos con la contabilidad, como comentamos anteriormente, el proceso puede ser realmente sencillo, ya que solo tendremos que presentar un documento con toda la información.

No obstante, una vez presentada, no debemos olvidarnos. Tendremos que estar pendientes a las actualizaciones y distintos estados de la declaración para saber si hay algún error que tendremos que corregir o si, por el contrario, todo ha sido presentado correctamente y en breve recibiremos la devolución.

Aunque en teoría deberíamos ser notificados con cada actualización, siempre es mejor controlarlo uno mismo. De esta manera no tendremos problemas causados por notificaciones extraviadas o emails que no se han recibido.

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