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¿Cómo impactan las herramientas online la gestión empresarial?


El desarrollo de herramientas digitales y online ha cambiado las formas de hacer los procesos dentro de muchas empresas y organizaciones. Estas son de gran utilidad y brindan la posibilidad de ser más eficiente y conseguir mejores resultados.

Las herramientas digitales se pueden emplear en distintas áreas de la empresa, desde contabilidad, recursos humanos, hasta manejo de inventario y relaciones con clientes. Por ello, es de interés saber las maneras en las que estas pueden tener un efecto sobre la gestión empresarial.

Herramientas digitales para la gestión empresarial

Dentro del mercado, las empresas pueden encontrar una gran cantidad de herramientas que pueden ser de suma utilidad para su gestión. Estas pueden ser gratuitas o pagas y se pueden aplicar en distintas áreas de la empresa, por ejemplo, en la contabilidad, para una gestión más eficiente de los recursos de la empresa en relación a una contabilidad manual.

Su implementación favorece la competitividad de la empresa, en un mercado en donde cada vez más empresas optan por digitalizarse y sus grandes avances se dan en esta área. Es importante mencionar que no todas las empresas pueden necesitar las mismas herramientas, dependerá de sus necesidades y posibilidades la implementación de cada una, por lo que se debe ser cauteloso al momento de tomar una decisión.

¿Cuáles son los beneficios para la gestión empresarial?

Para entender mejor el rol de las herramientas digitales en la gestión empresarial, veamos algunos de los beneficios que pueden brindar:

Mejora de la productividad

Implementar herramientas online en la empresa ayuda a mejorar la productividad en muchas formas. Una de las principales es gracias a la posibilidad de automatizar procesos, de modo que los colaboradores pueden destinar menos tiempo a tareas monótonas o repetitivas y centrarse en los procesos más productivos y creativos de la empresa. De igual forma, automatizar procesos permite que estos se hagan de manera más rápida, haciendo que la empresa pueda ser más eficiente. Esto a su vez da lugar a que pueda asumir una carga de trabajo más grande.

Por ejemplo, una empresa puede automatizar el proceso de facturación, de modo que solo haga falta agregar información del cliente y pedido, teniendo un formato estándar, lo que hace más ágil la emisión de la factura. También puede automatizar otras tareas como la contabilidad, el pago de facturas, etc.

Por otro lado, la mejora en la productividad se consigue gracias a la posibilidad de tener un mejor manejo de la información y mejor analitica del negocio, de esta forma, los gerentes de la empresa pueden tener más información para la toma de decisiones, lo que ayudará al desempeño de la empresa.

Mejora en los procesos

Una de las preocupaciones de las empresas es buscar una manera de estandarizar sus procesos y mejorarlos, de modo que esta pueda ser más eficiente y consistente. La implementación de herramientas digitales puede ser de gran ayuda para esto, permitiendo que los procesos internos de la empresa sean más fluidos y eficientes. 

Por ejemplo, con las herramientas digitales se puede estandarizar la facturación, de manera que se tenga un modelo único de factura que se le envíe a cada cliente, cambiando solo algunos detalles. Otra alternativa es centralizar la información de interacciones con los clientes, de manera que todos los colaboradores de la empresa puedan tener acceso a ella y responder rápidamente.

Las herramientas online también permiten eliminar el uso de papel en las oficinas, de modo que el manejo de la información se vuelve más accesible, transparente y amigable con el medio ambiente. De esta forma, la empresa puede guardar su información en la nube de forma segura y, en caso de que alguien necesite acceder a ella, podrá hacerlo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Reducción de costos

La implementación de herramientas online y la digitalización de las empresas trae consigo la posibilidad de reducir costos, siendo una de las razones por la que las empresas buscan adoptar estas tecnologías. 

Usar herramientas online permite, por ejemplo, poder trabajar desde distintas áreas, de modo que las personas puedan trabajar desde sus casas y la empresa no deba asumir el costo de alquilar y mantener una oficina operativa. De igual manera, pueden optar por delegar trabajo a otras personas o empresas en otras regiones del mundo, consiguiendo un mejor precio.

La automatización reduce el tiempo necesario para hacer algunas tareas, de modo que las empresas pueden necesitar menos personal para realizar sus tareas, consiguiendo reducir los costes asociados a sus operaciones. 

Mejor atención al cliente

La manera tradicional de interactuar con clientes es en una tienda u oficina y haciendo publicidad por medios tradicionales. Sin embargo, esto ha cambiado con la llegada de las herramientas online, incluyendo las redes sociales, con las que las empresas se pueden dar a conocer de una forma más fácil y en todo el mundo.

Con esto, las empresas deben tener la capacidad de atender a todos sus clientes y clientes potenciales que soliciten información. Para esto deben hacer uso de los canales de atención a través de redes sociales y pueden optar por implementar herramientas digitales que ayuden a manejar todas las comunicaciones con los clientes.

Un ejemplo de esto es el uso de un CRM, el cual puede ayudar a centralizar la información de contacto de los clientes y las interacciones que se han tenido con cada uno de ellos, de modo que cualquier colaborador en la empresa pueda dar una respuesta rápida.

Un mejor manejo de la información de los clientes permite brindar un trato más personalizado, lo que mejora la experiencia y hace más probable que puedan recomendar el negocio y volver a comprar.

Mejora en la comunicación

Uno de los retos dentro de las empresas es poder comunicarse internamente, bien sea entre los miembros de un mismo equipo o entre distintos equipos. Las herramientas online juegan un rol de suma importancia en esto, ya que permiten una comunicación instantánea y fluida, logrando enviar mensajes, hacer videollamadas, compartir archivos, crear grupos y mucho más. Un ejemplo de ello puede ser Discord o Slack, herramientas que permiten mejorar la comunicación dentro de la empresa y que son de gran ayuda.

Estas herramientas fueron de especial importancia durante la pandemia, sin embargo, aun trabajando en una oficina pueden traer grandes ventajas, permitiendo difundir información rápidamente y dejando mensajes que pueden ser consultados en cualquier momento.

Algunas herramientas que pueden ser de ayuda

Ahora que hemos visto algunos de los beneficios que trae la implementación de herramientas online en la gestión empresarial, veamos otros ejemplos prácticos en los que estas pueden ser de ayuda.

  • Usar Google Drive o herramientas de almacenamiento en la nube: Estas herramientas permiten guardar la información de la empresa en la nube, de modo que se pueda acceder a ella desde cualquier lugar. Además, reduce el riesgo de que la información se pueda perder, gracias a la seguridad que brinda. Con esto, los colaboradores de la empresa pueden compartir documentos de manera sencilla y consultarlos en cualquier momento, lo que dará una mayor agilidad.
  • Usar un ERP: El manejo de recursos de empresas se puede hacer mucho más fácil con el uso de un ERP (Enterprise Resource Management), el mismo permite digitalizar y llevar control de los recursos de la empresa, sus ingresos, egresos, aspectos de recursos humanos y mucho más. Por ejemplo, la tesorería en contabilidad se puede beneficiar de tener un mejor control de las finanzas de la empresa y estar al tanto de los pagos frecuentes, facturación, impuestos y más.
  • Hacer uso de herramientas online de diseño: El departamento de marketing de una empresa también puede beneficiarse de la implementación de estas herramientas, bien sea para la colaboración en proyectos y la gestión de las tareas, como puede ser el uso de ClickUp o con herramientas que permitan un diseño colaborativo entre distintos miembros, por ejemplo, hacer un diseño en donde varias personas puedan editar.

Sin duda son muchas las posibilidades que brinda el uso de herramientas online en las empresas. Estas pueden traer grandes beneficios y su implementación representa un reto, por ello es importante que las empresas evalúen sus opciones y mejores lugares para implementarlas antes de tomar una decisión.

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