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¿Qué es la digitalización de facturas?


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Cada vez son más las personas que se decantan por la digitalización de facturas para su negocio, ya que contar con un sistema de este tipo permitirá procesar las facturas de manera fácil, rápida y eficaz, ayudando a ahorrar tiempo, papel y dinero. Sigue leyendo para ver más beneficios de la digitalización de facturas.

¿Qué es la digitalización de facturas?

Digitalizar las facturas de un negocio, es un proceso que, como su nombre lo indica, consiste en transformar las facturas que estén escritas o impresas en papel, en un documento digital.

Para realizar esta transformación de documentos, es necesario contar con un sistema de digitalización y gestión de facturas que permita la adaptación digital de la documentación de la empresa. La digitalización de facturas ha ganado gran popularidad en estos dos últimos años, debido a que facilita el teletrabajo, también el envío y la recepción de documentación contable del negocio.

Este tipo de sistema no solo permite transformar las facturas tradicionales en papel a un moderno formato electrónico, también facilita su gestión y ordenamiento, de manera inmediata, fácil y rápida se podrán almacenar, destruir y recuperar documentos, también automatizar los procesos documentales, extraer datos de facturas y documentos escaneados para rellenar facturas digitales y distribuir de manera rápida los documentos que se desee, ya sea entre los socios, clientes, proveedores o equipo de trabajo.

Lo mejor de estos sistemas, cuando provienen de una marca de confianza, es que cuentan con el respaldo de la Agencia Tributaria. Ideal para grandes y medianas empresas que manejan un gran volumen de facturas diariamente, como por ejemplo las gestorías.

Beneficios que ofrece la digitalización de facturas

Los sistemas de digitalización de facturas tienen muchos beneficios para ofrecer a las empresas, ya sean grandes, medianas o pequeñas. Algunos de estos beneficios son:

  • Permite el aprovechamiento de la tecnología para beneficio del negocio, haciendo más fácil e intuitiva la transformación digital del proceso de gestión documental.
  • Ahorro de espacio, ya no se necesitarán archivos físicos para almacenar grandes cantidades de facturas en papel, todo estará resguardado en la nube.
  • Facilita la contabilización de facturas, con solo escanear las facturas estas serán almacenadas y estarán disponibles para cuando se necesiten.
  • Facilita el teletrabajo, las facturas pueden ser enviadas de manera inmediata a cualquier persona sin importar en qué pare del mundo se encuentren.
  • Con un sistema de digitalización de facturas, una empresa puede reducir hasta en un 67 % el presupuesto destinado a personal contable y administrativo.
  • Aumenta la productividad del equipo de trabajo, los empleados ya no tendrán que dejar su lugar de trabajo para tareas derivadas del papeleo.
  • Las facturas se enviarán de manera inmediata, evitando demoras en la recepción de documentos y retrasos en los pagos y cobranzas.
  • Cuando se necesite una factura para una actividad determinada, se podrá encontrar de manera fácil, solo se debe ingresar al sistema desde cualquier dispositivo y realizar la búsqueda, inmediatamente aparecerá el documento requerido.
  • Las facturas digitales tienen el mismo valor legal que las facturas en papel.
  • Facilita la organización y gestión de datos de clientes y proveedores.
  • Es un proceso rápido y dinámico con grandes ventajas para todo el equipo de trabajo de una empresa.

Contrario a los que algunas personas y dueños de empresas pueden pensar, un sistema de digitalizar facturas no supondrá un gasto innecesario ni una labor intensa de transformación a formato digital, al contrario, a largo plazo se notarán grandes ahorros en cuanto a personal, material de oficina y horas de trabajo se refiere.

Cómo digitalizar facturas: Guía básica paso a paso

Digitalizar las facturas en papel que ha generado una empresa es más fácil de lo que pueda imaginar. Aunque el procedimiento pueda variar un poco, según el sistema de digitalización que se utilice, los principales pasos a seguir para convertir una factura en papel al formato digital son:

  • 1. Ingresar al sistema de digitalización de facturas.
  • 2. Escanear las facturas en papel a través de un equipo de impresión multifuncional de oficina o cualquier otro que incluya la función de escáner.
  • 3. Desde el programa de digitalización de facturas, se selecciona el documento escaneado y se extrae de él la información más importante. El sistema lo leerá de manera automática y los agregará al archivo de información relevante, de esta manera, se podrán agregar a otros documentos sin tener que introducirlos de manera manual.
  • 4. Una vez se haya escaneado la factura, el programa indicará cómo se encuentra el proceso automáticamente.

Principales características de un sistema de digitalización de facturas

  • Variedad de plantillas de documentos, tales como facturas por cobrar, facturas por pagar, presupuestos, etc.
  • Diversos tipos de identificación de facturas, se puede ordenar por orden alfabético, serie numérica, color, etc.
  • Mensajes automáticos para el usuario, equipo de trabajo o un destinatario predeterminado.
  • Múltiples campos a seleccionar para cálculos de cantidades, descuentos, impuestos, información de contacto, datos del cliente, etc.
  • Compatibilidad con sistemas contables y de gestión empresarial.
  • Integración de firma electrónica.
  • Función de reconocimiento para un tipo determinado de documento a partir de una plantilla cargada previamente.
  • Personalización de facturas, notas y recordatorios

Facturas digitales vs. facturas de papel

Actualmente, hay una gran cantidad de dueños de empresas que se preguntan si verdaderamente es necesario incorporar un sistema de digitalización de facturas en su departamento administrativo. Pues bien, esto no es obligado, pero sí recomendable, ya que como se ha mencionado anteriormente la cantidad de beneficios que ofrecen las facturas digitales es bastante superior al de las facturas de papel.

El teletrabajo es una realidad y ofrece grandes beneficios a los trabajadores y a los dueños de negocios, ya que los empleados pueden cumplir con las labores asignadas desde cualquier parte del mundo y las empresas reducen sus gastos en instalaciones, mobiliario, equipos y material de oficina. Para hacer el teletrabajo más fácil, nada mejor que digitalizar las facturas, de esta manera, la comunicación entre todas las partes será mejor, no habrá demoras en la entrega y recepción de documentos, ni riesgos de que una factura se extravíe y retrase los procesos de pagos o cobranzas.

Las facturas de papel no dejarán de existir, por lo menos no por ahora, pero cada vez serán más las empresas que automaticen sus procesos de facturación, así que nada mejor que ir adaptándose a estos cambios desde ahora.

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