¿Cómo llevar la contabilidad de su empresa? Explicaciones y consejos

La contabilidad es definida como el proceso de registro de la totalidad de operaciones económicas con el propósito de entender la procedencia del capital, los gastos y en función de estos, la disponibilidad final. 

A través del ejercicio contable, toda la información operacional de una entidad, es ordenada y  agrupada, entendiéndose que llevar la contabilidad de una empresa no es tarea sencilla, siendo necesario el estudio exhaustivo de las distintas partidas que intervienen en sus movimientos económicos y financieros.  

Contabilidad: definición y principios

La contabilidad consiste en la elaboración de los estados contables de una entidad o empresa, tomando en cuenta su registro de los movimientos económicos. De acuerdo a ello, se entiende que se basa en dos objetivos claros: brindar una imagen clara del estado de negocio y servir como base en el cálculo de impuestos.

Para el propietario, llevar la contabilidad de su empresa reviste en el conocimiento a nivel interno y externo de su rendimiento, mientras que para socios, hacienda, bancos acreedores e inversores, la posibilidad de conocer su estabilidad financiera.

¿Para qué sirve la contabilidad en una empresa?

Además de esclarecer cuánto tiene y gasta una empresa, la información contable tiene la función de exponer en qué y cómo es gastado su capital. Por otra parte, facilita la administración del efectivo, las cuentas e inventarios.

Permitiendo conocer el pasado y presente contable, se facilita tener una idea más o menos clara de lo que depara el futuro, contribuyendo a la toma de decisiones y la posibilidad de ir un paso adelante sobre la base del conocimiento y control total de las operaciones del negocio.    

¿Cuáles son los principios de la contabilidad?

En el ejercicio contable, existe un conjunto de normativas que deben respetarse, teniendo como función, lograr que el resultado final sea el reflejo fiel de la realidad financiera, económica y patrimonial de la empresa. 

Aunque la clasificación puede variar los principios generalmente aceptados son:  

• Principio de prudencia : a diferencia de los resultados positivos, tanto pérdidas como riesgos futuros son contabilizados una vez que se conocen  y no registrados al momento que se produzcan en realidad.
• Principio del precio de adquisición : cada bien y derecho involucrado en la operatividad de la empresa es contabilizado de acuerdo a su precio de compra o coste de producción.
• Principio del devengo : sin distingo del momento exacto del ingreso o el pago, todos los gastos e ingresos deben analizarse dentro del ejercicio donde se originan.
• Principio de correlación entre ingresos y gastos : la finalidad de llevar la contabilidad radica en que, al final del ejercicio, el resultado viene dado por el diferencial entre ingresos y gastos dentro del periodo analizado.
• Principio de empresa en funcionamiento : la continuidad de la actividad, representa un condicional clave en la aplicación de los criterios contables.
• Principio de uniformidad : con la salvedad de presentarse una variante en las condiciones que motivaron su adopción, el criterio elegido en la aplicación de los principios contables tiene que mantenerse hasta el final.

¿Todas las empresas tienen que llevar contabilidad?

De acuerdo a lo establecido en los principios de la contabilidad, todo propietario tiene la obligación de llevar la contabilidad de su empresa con la salvedad de los siguientes casos: personas físicas acogidas al régimen de módulos o personas físicas acogidas al régimen de estimación directa simplificada.

En función de esto, quedan obligadas al ejercicio contable: 

• Personas jurídicas : categoría que incluye a las cooperativas, sociedades anónimas y sociedades limitadas.
• Personas físicas (autónomos) : siempre que sean parte del régimen de estimación directa normal.

Llevar la contabilidad de una empresa : operaciones y herramientas

Para llevar la contabilidad básicamente se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones; primero, existe la posibilidad de escoger entre la compra e instalación de programas en el ordenador, o el pago mensual de aquellos que trabajan vinculados a la nube. 

En cuanto a los justificantes de las operaciones, corresponde al documento que refleja la cada operación, entendiéndose que ante la ausencia de documentos que respalden las anotaciones contables, será imposible la demostración de su veracidad.  

¿Cuáles son las operaciones que hay que contabilizar?

Las principales operaciones a contabilizar corresponden a las facturas emitidas y recibidas, así como las nóminas,  registros de caga y egresos vinculados a los  seguros sociales. 

También se incluyen recibos de caja, justificantes de los movimientos bancarios, y cualquier documento que figure como gasto e ingreso, desde compras hasta gastos indirectos. Facilitar la tramitación de todos estos documentos resulta más sencillo usando una aplicación móvil de gestión de notas de gastos como Cleemy.

¿Cuáles son los libros de contabilidad obligatorios?

Finalizado el ejercicio contable, el siguiente paso corresponde a su legalización, disponiéndose un plazo no superior a los 4 meses para su presentación ante el Registro Mercantil de dos libros de forma obligatoria: el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

El primero, reúne de forma ordenada por fechas, la totalidad de los asientos contables del ejercicio, mientras que el segundo, se compone del balance situacional, la cuenta de ganancias y pérdidas, además de los balances en los que se reflejan las sumas y saldos de cada trimestre.   

Paso a paso, llevar la contabilidad de su empresa

Grande o pequeña, toda empresa debe contabilizar y registrar de forma ordenada sus operaciones, gestión que se facilita con la llegada de programas informativos y software especializados; sin embargo, evitar problemas fiscales y legales asociados a la operatividad requiere el cumplimiento de ciertos pasos claves. 

Conservar los documentos que pueden ser necesarios

El ejercicio contable se fundamenta en la recopilación de toda la información económica de la empresa –gastos, ingresos y operaciones– mismas que debe acompañarse de su respectivo respaldo físico que pruebe la actividad económica. 

Mantener un registro regular de ingresos y gastos

El libro diario debe reflejar los ingresos y gastos de la empresa, haciendo indispensable el uso de programas contables informatizados que faciliten el orden cronológico de la información, anotaciones que reciben el nombre de asiento contable o partida.

Mantener sus obligaciones fiscales al día

La operatividad de cualquier empresa está sujeta a obligaciones ante el sistema tributario; en este sentido, la presentación de distintos modelos de declaración fiscal ante Hacienda forma parte del cumplimiento de los lineamientos legales, sea que se pasen trimestral o anualmente.

De este proceso, se derivan los denominados impuestos empresariales, entre los principales figuran el IVA, IRPF o impuesto de sociedades. La solvencia ante el fisco, es sinónimo de legalidad en el entorno empresarial.

Informatizar la contabilidad

A diario, aparecen nuevas soluciones tecnológicas para el desarrollo de la contabilidad, existiendo variedad de paquetes informáticos orientados a realizar la gestión contable que ofrecen la ventaja de agilizar y simplificar el ejercicio al permitir la automatización de las tareas.

La rapidez en el procesamiento de datos que brinda los software de contabilidad, posibilitan un mejor manejo de la operación indistintamente de su volumen; del mismo modo, el uso de aplicaciones contables supone una herramienta en la toma de decisiones debido a que facilitan llevar los datos actualizados.