“Cuanto más dispersos tienes los datos de tu negocio más difícil es medirlos y organizarlos»

C.Estévez

18 de septiembre 2015

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¿Tienes la sensación de que en la organización diaria de tu pyme se repiten a menudo las mismas gestiones? Los servicios en la nube, las apps móviles, las redes sociales… vienen en tu ayuda. Todas estas innovaciones están revolucionando las tareas administrativas y comerciales en el mundo de la empresa y las pymes no pueden permanecer ajenas a esta transformación digital. Fruto de la necesidad de encontrar una plataforma sencilla y práctica con la que optimizar la gestión empresarial, tres profesionales con más de 40 años de experiencia conjunta en desarrollo de software empresarial decidieron asociarse y crear Billage. En definitiva, un ejemplo más de una pyme innovadora que en su día detectó una necesidad de la que derivó una idea de negocio y que en la actualidad ayuda a muchas pequeñas y medianas empresas a mejorar su gestión diaria al unificar todos los procesos.

Antoni Guitart, CEO de Billage.es, nos da más detalles de esta aplicación que apuesta por el cloud computing y que ofrece una integración de servicios fácil y asequible para autónomos y empresas de reducido tamaño.

Antoni, ¿qué necesidades detectasteis en las pymes y micropymes que Billage podía ayudar a solucionar?

La primera y fundamental carencia que detectamos en el día a día de las microempresas que analizamos fue que manejaban herramientas inconexas y muy básicas, en su mayoría de ofimática. Hay mucha repetición de tareas que roban mucho tiempo, tiempo que entonces restamos de las actividades fundamentales del negocio. La segunda, también muy importante, es que las herramientas disponibles para las micros están en general muy enfocadas a la contabilidad y a la liquidación de impuestos. Y, en la práctica, son cuestiones que suelen llevar las gestorías. Lo cual es una contradicción. Nos dimos cuenta de que muchas empresas, les preocupaba mucho la presentación del modelo de hacienda del IVA y dedicaban recursos para llevar la contabilidad al día pero, en cambio, no sabían responder quienes eran sus mejores clientes o cuántas ventas debían generar para cerrar con éxito el mes.

En el fondo, vimos que había una cultura de gestión empresarial reinada por la contabilidad y las obligaciones con Hacienda y, a la vez, esta cultura tenía una gran falta de atención por cosas tan básicas e importantes cómo tener un flujo administrativo definido y repetible.  Billage responde a estas dos necesidades: es un todo en uno muy fácil y asequible, para que el empresario pueda dedicarse a lo que mejor sabe hacer: sacar su negocio adelante.

¿Exactamente qué perfil de empresas se pueden beneficiar de las soluciones de Billage?

En nuestro proceso comercial damos mucha importancia al léxico utilizado por nuestros clientes potenciales. Cuando iniciamos la conversación con un posible cliente y nos pide cosas muy concretas como presentar el modelo 303 de IVA o poder emitir una factura electrónica, sabemos que seguramente a ese cliente no le va aportar valor billage. En el mercado existen muchas soluciones que resuelven esta necesidad. Nuestro perfil de cliente busca resolver flujos dentro de su negocio como, por ejemplo, el flujo comercial o el administrativo.

Por tanto, nuestro perfil de cliente son microempresas que aspiran a mejorar y simplificar su gestión empresarial. Dentro de este perfil tenemos empresas de marketing, arquitectos, diseñadores, ingenieros, negocios de compra/venta o consultores.

¿Cómo funciona Billage? ¿Qué aplicaciones tiene este sistema?

Billage es una aplicación monolítica, es decir, todos los usuarios tienen acceso a todas las funcionalidades, independientemente del plan que tengan contratado. Dentro de Billage hay el flujo completo de compras y ventas (ofertas, pedidos, albaranes y facturas), un CRM muy ágil para la creación de tareas y leads y su seguimiento, y un gestor de proyectos y de tareas enfocado al “time tracking” y a la facturación de horas. Se distingue por su facilidad de uso, permitiendo a los clientes crear fácilmente facturas, perseguir oportunidades de venta, o asignar gastos a un proyecto desde el primer día. Todo ello de forma muy simple, y totalmente integrada con el gestor fiscal.

¿Se necesitan conocimientos especiales para trabajar con una herramienta de este tipo?
La simplicidad y facilidad de uso es la mejor baza de Billage. El primer día pueden importarse listados de clientes, por ejemplo, desde Excel. A partir de ahí, los diagramas de flujo de cada una de las ramas de Billage (CRM, facturación, proyectos…) son sencillos y livianos. En sólo un par de clicks podemos generar facturas, listados de oportunidades abiertas, etc.

En tu opinión, ¿son las soluciones “todo en 1” especialmente prácticas para las micropymes y autónomos?

La principal ventaja está en que una solución como Billage, que está adaptada al tamaño de las microempresas y autónomos, también lo está en el precio, sin dejar de cubrir las áreas clave de cualquier negocio, sea del tamaño que sean, que son el seguimiento de oportunidades, la facturación, y la gestión de tareas. Además, Billage está en la nube, ya que funciona bajo el modelo saas, de forma que está siempre disponible, y así estemos donde estemos siempre llevaremos nuestro negocio con nosotros.

Como comentas, Billage apuesta por el cloud computing, ¿cómo ves el futuro de las herramientas de gestión en la nube?

Internet, el Cloud, las apps móviles y las redes sociales están acelerando la transformación digital de las empresas de todos los tamaños. Eso es muy beneficioso para los clientes o usuarios ya que la competencia fomenta la mejora continua pero supone un nivel de exigencia altísimo para los proveedores. Como proveedor de soluciones debes estar alerta y adaptarte a los cambios del mercado para seguir creciendo.

Parece que la tendencia actual es hacer aplicaciones muy verticales que resuelven problemas muy concretos. Desde el punto de vista de usuario, esta tendencia lleva consigo una desventaja que es tener los datos muy dispersos entre distintas aplicaciones. Creo que el verdadero reto será resolver el cómo integrar todas estas aplicaciones para reducir la duplicidad de datos y facilitar el análisis de los datos. Cuanto más dispersos tienes los datos de tu negocio más difícil es medirlos y organizarlos.

Según vuestra experiencia ¿qué errores en la gestión suelen cometer a menudo las pymes de nuestro país?

El error más repetido que hemos detectado es la poca tecnificación de las ventas. Muchas empresas no saben lo que es un proceso comercial. Vemos muchas empresas que todavía utilizan el Excel o la memoria para hacer el seguimiento del pipeline comercial. Es muy importante entender que la sistematización del proceso comercial es uno de los factores que determinan el éxito de un proyecto empresarial.

El otro gran error que hemos presenciado son empresarios y autónomos que dedican gran parte de su tiempo a la contabilidad y a la preparación de impuestos trimestrales. Piensan que se están ahorrando dinero porque no tienen que pagar una gestoría pero es un razonamiento erróneo porque tiene que contemplar cuánto vale su tiempo y el coste de oportunidad. En lugar de intentar vender más o cuidar a los clientes, están dedicando tiempo a pelearse con la web de Hacienda o picando asientos contables.

El error más repetido que hemos detectado en las pymes es la poca tecnificación de las ventas

¿Cómo ves a Billage dentro de un par de años?, ¿qué otras aplicaciones podría llegar a integrar…?

Billage se adapta muy bien a mercados con alta densidad de microempresas, y hemos detectado en el ámbito internacional, principalmente en Latinoamérica, algunos países objetivo en los que pretendemos desembarcar en los próximos años. En cuanto al crecimiento de la herramienta, no podemos dejar de lado el tremendo crecimiento de los canales de captación a través de las redes sociales. Billage tiene como reto a medio plazo socializar la herramienta de CRM, para que sea capaz de nutrirse de toda esa información disponible para personalizar el comportamiento de los clientes y adaptarse por ello mucho mejor a sus necesidades.