Todo sobre el Kit digital

Susana Palacios / Madrid

El pasado jueves 20 se llevó a cabo un webinar “Mi experiencia con el Kit digital”, un evento digital realizado en colaboración con de Canal CEO y Menudas Empresas. Donde pudimos contar con Marta Martínez Rodríguez, directora de Transacciones de Inverbac, y Miriam Cámara, Sales Channel Manager de Wolters Kluwer.

En este encuentro nuestras ponentes nos contaron todo sobre el Kit digital para tu pyme o como autónomo. Además de contar con la experiencia de haber podido ser beneficiario de dicha ayuda.

¿Cuáles son las barreras de acceso al kit digital? ¿Qué pasa que no está demostrando interés la pyme en ello? 

Miriam explicó que la principal barrera de esta ayuda es el desconocimiento de la ayuda y cuáles son sus objetivos por parte de los posibles beneficiarios de ella. También el pensamiento que al ser una ayuda va a ser complicado acceder a ella o supondrá una inversión complicada. 

Como todo, esto también necesita una mínima dedicación de tiempo para saber en qué se va a querer invertir dicho dinero. Y sin ese tiempo es imposible enfrentarse a este proceso.  

¿Por qué decidís dar el paso desde Inverbac? ¿Qué os frenaba antes?

En este caso Marta nos cuenta su experiencia. En cuanto llegó a su conocimiento de que el Kit digital había salido vieron la oportunidad que necesitaban para dar el paso. 

El objetivo es digitalizar el negocio. Pero esta digitalización supone un alto coste que muchos no pueden afrontar o no están listos. Y el concepto coste es una piedra en el camino. 

¿Cuándo te dan la seguridad de que va a haber alguien que se va a ocupar? ¿Cómo se hace ese proceso? ¿Quién es esa persona?

Una pyme tiende en enfocarse en generar negocio y ventas, lo que se resume a una visión a corto plazo. Pero esto es lo normal, el digitalizar el negocio es una visión a largo plazo en la que preocupan los costes que va a suponer y el tiempo que van a necesitar invertir.

Estas ayudas no solo llegan a la cuenta, te están regalando un proyecto. En el que hay que decidir en lo que se va a invertir.

La decisión de Inverbac fue invertir en Wolters Kluwer para que los ayudaran a implementar esta parte digital.

En todo este proceso, ¿ha habido algún paso menos sencillo?

El trámite tiene una primera parte que puede ser diferente a la habitual. Hay que realizar un test digital, donde te evalúan y ven las capacidades que se tienen, como ven a la empresa. Es necesario registrarse, y hacer el test con unas claves que te proporcionan. Podría ser la parte más desconocida, pero que al final es sencillo. Conociendo todos los datos necesarios de la empresa el trámite es sencillo. 

Una vez llegado el importe del bono, hay que ver y evaluar las ocho categorías posibles en las que invertir. Y en cuales se invierte más y como va a distribuirse todo ello. 

¿Cuánto tiempo invierte una pyme que ya es conocedora para dar el paso?

Cada pyme sabe cuáles son los puntos en los que flaquea y en lo que debe invertir. La decisión al final no va a tomar más de un par de horas. Esta es la oportunidad que tiene de fortalecerse en aquellas áreas en las que es menos fuerte.

¿Qué veis en las empresas a corto plazo que deciden acceder a la ayuda?

Las empresas ven que es necesario salir al mercado y ser competitivos. Hay que ser rentables, es lo que exige el mercado. Hay que valorar que procesos se hacen muy manuales para invertir en automatizar el proceso, para añadirle valor.  Crear entornos donde operar con todos tus stakeholders. Es necesario retener el talento, mostrar al empleado que lo que hace aporta valor 

El cambio no se puede hacer de la noche a la mañana ni con todos a la vez. Debe haber una persona que inicie el cambio y lleve a otros a hacerlo. Este 14% de las empresas que han decidido dar el primer paso son las que han iniciado dicho cambio.

¿Qué hay que buscar a la hora de elegir un partner? ¿Qué aspectos son necesarios?

Si el proveedor con el que ya trabajas, es de tu total confianza y trabaja ya con el kit digital no tengas duda de hacerlo con él. En el caso de Inverbac ha sido clave la cercanía y relación que ya tengas con tu proveedor, que sepas que te va a acompañar en todo momento. 

“Contar con Wolters Kluwer ha sido diferencial, porque ellos al ser una multinacional tan grande ha invertido muchos recursos a acompañar a la pyme”.  Marta Martínez Rodríguez, directora de Transacciones de Inverbac.

Según Marta la peor parte del Kit digital en cuanto a papeleo o temas administrativos se la lleva el agente digitalizador y lo han hecho tan sencillo que no ha hecho falta hacer casi nada.

¿Qué áreas son las que más se benefician cuando hay un kit digital?

Desde Wolters Kluwer creen que el área de gestión de procesos internos de las compañías, y la factura electrónica son los que más se benefician. Que haces, como lo haces y como automatizarlo. 

Para Marta que la facturación sea mucho más automática. Los procesos de negocio, el departamento fiscal tenía que revisar todo de forma manual y ahora es de forma automática. Esto y la creación de oficinas virtuales ha permitido mejorar la relación con los clientes.  

¿Qué hay que cumplir para justificar las acciones hechas con la ayuda?

Cada vez que se da un paso, hay que dar justificaciones de lo que se ha hecho. Tiene que haber evidencias de todo ello. Si se ha instalado una aplicación, los usuarios que la han utilizado, si se ha hecho una formación. Wolters proporciona toda la documentación, permitiendo que la pyme solo tenga que decir si se está llevando a cabo o no. Facilitando así el trabajo que esta tiene que hacer.

¿Qué periodo de tiempo es necesario para justificar la ayuda a la administración?

Para la implementación tiene que estar todo en los tres primeros meses, por lo menos lo más grueso del proyecto. La pyme tiene solo que disfrutar de la transformación, y encargarse de disfrutarlo en ese periodo.

Hay proyectos más ambiciosos, que pueden tardar más en terminar de implantarse, pero lo normal es que se pueda en este periodo o incluso menos.

Consejos para una pyme que siga teniendo dudas

1. Solicitarlo, es super sencillo, y aunque sea solo para utilizarlo solo para una categoría va a merecer la pena. Para ver lo que la competencia tiene y a tu pyme todavía le falta.
2. Wolters ha preparado pequeños vídeos de cómo realizar la solicitud para que tú mismo puedas solicitarlo. 
3. En tu propia gestoría o asesoría te pueden realizar la solicitud sin necesidad de acudir a una empresa especializada en subvenciones.

¿Hay un incremento en la demanda del Kit digital?

El efecto de la mancha de aceite, al principio eran pocos. Pero a medida que van aprendiendo como agentes digitalizadores van contagiando a pymes y otros agentes a animarse a acceder a ello.