Los datos que ya tienes en tu empresa pueden valer millones. El reto no es recopilarlos: es aprender a usarlos antes de que la ineficiencia pase factura.
Piensa por un momento en todo lo que tu empresa registra cada día. Las facturas de proveedores, el consumo eléctrico de cada instalación, los kilómetros recorridos por tu flota, los contratos renovados sin revisar, los residuos gestionados a coste cuando podrían generar ingresos. Toda esa información existe, vive en algún sistema, y probablemente no está haciendo nada más que cumplir con alguna obligación contable o regulatoria. Eso, según la tecnológica española Dcycle, es donde está el dinero que muchas empresas no saben que tienen.
El caso que acaba de publicar Dcycle es difícil de ignorar: tras analizar exclusivamente los datos internos ya disponibles de una empresa industrial europea con cerca de 1.000 empleados y presencia en ocho países, identificaron entre 1,4 y 2,3 millones de euros en ahorro potencial anual. Sin desplegar nueva infraestructura tecnológica. Sin recopilar nuevos datos. Sin acometer proyectos de integración adicionales. Solo mirando con inteligencia lo que ya existía en sus sistemas de compras, energía, flota, proveedores y gestión de residuos.
¿Es este un caso excepcional propio de grandes corporaciones? El Informe de Digitalización de Pymes 2023 del Ministerio de Asuntos Económicos apunta en la misma dirección y con alcance más amplio: «solamente las empresas con mayor grado de madurez digital están generando valor a partir de los datos», mientras que la mayoría sigue utilizando su información operativa sin convertirla en decisiones. El problema, señalan los expertos consultados en ese informe, no es de acceso a la tecnología. Es cultural: «la toma de decisiones a partir del valor que generan los datos requiere cambiar los procesos de decisión tradicionales».
Lo que se mide, se gestiona. Lo que no, se pierde
Las ineficiencias que Dcycle detectó en aquel análisis son reconocibles para cualquier empresa que haya crecido de forma orgánica sin parar a revisar sus estructuras de coste. Duplicidades en la contratación de proveedores entre distintas áreas o delegaciones que reducen el poder de negociación agregado. Desviaciones de consumo energético entre instalaciones equivalentes que nadie había cruzado porque los datos vivían en departamentos distintos. Vehículos de flota con costes operativos por encima de la media que seguían renovándose por inercia. Materiales gestionados como residuo que podían reconvertirse en ingresos con una simple decisión comercial.
Ninguna de estas situaciones requería una inversión tecnológica nueva para ser detectada. Requería, en palabras de Juanjo Mestre, CEO y cofundador de Dcycle, «convertir esos datos en inteligencia accionable para la dirección financiera, operaciones y compras». La diferencia entre una empresa que sangra en silencio por estas vías y una que las cierra no es de tamaño ni de recursos: es de método. Y el método empieza por una pregunta sencilla que pocas veces se formula: ¿qué información tenemos ya y no estamos usando para tomar mejores decisiones?
El contexto regulatorio está acelerando involuntariamente esta conversación. La creciente presión del reporting ESG —la obligación de documentar y comunicar datos medioambientales, sociales y de gobernanza— está forzando a muchas empresas a construir infraestructuras de datos no financieros que antes no existían. El efecto secundario, que Dcycle señala como una oportunidad estratégica, es que esa misma infraestructura contiene exactamente el tipo de información operativa que permite detectar ineficiencias de coste, optimizar proveedores y mejorar la gestión energética.
«Durante años, el dato no financiero se ha tratado como una obligación administrativa», afirma Mestre. «Nosotros creemos que, bien utilizado, puede convertirse en una fuente directa de ahorro, eficiencia y mejor toma de decisiones».
Por dónde empezar sin perderse en el camino
Para un gerente de pyme que no dispone ni del tiempo ni del equipo de una corporación industrial europea, la pregunta práctica es cómo trasladar este enfoque a su escala. La respuesta no requiere grandes inversiones ni consultoras externas como primer paso. Requiere, antes que nada, un inventario honesto de qué datos genera la empresa y dónde viven: en el ERP, en hojas de cálculo dispersas, en facturas archivadas, en contratos que nadie ha revisado en dos años.
El segundo paso es cruzar esa información de formas que habitualmente no se hacen:
- ¿el coste por proveedor ha evolucionado en paralelo al volumen contratado, o estamos pagando más por menos sin darnos cuenta?
- ¿El consumo energético de nuestras instalaciones es homogéneo o hay desviaciones que nadie ha explicado?
- ¿Cuánto cuesta realmente cada línea de producto cuando se incluyen todos los costes operativos, no solo los directos?
Estas preguntas no necesitan tecnología sofisticada para empezar a responderse. Necesitan tiempo, método y la voluntad de mirar donde resulta incómodo mirar.
Peter Drucker, el padre del management moderno, dejó escrito algo que en este contexto resulta más pertinente que nunca: «Lo que no se mide, no se puede mejorar». En una empresa donde los márgenes están bajo presión, los costes laborales suben y la regulación añade carga sin descanso, el ahorro que ya existe dentro de los propios sistemas puede ser la palanca más accesible y menos explorada. La pregunta no es si tu empresa tiene datos suficientes. La pregunta es si los está mirando.
