La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas, posiblemente, a partir del próximo año. Esta medida, impulsada por la Administración central mediante la conocida como Ley Crea y Crece, trata de aumentar la transparencia y prevenir el fraude fiscal en nuestro país.
En virtud de las mismas, las empresas remitirán sus facturas automáticamente a Hacienda en el momento de emitirlas. ¿Cómo? Mediante un sistema de facturación electrónica que ha de cumplir unos requisitos específicos. De hecho, estos han sido establecidos por la Orden HAC/1177/2024.
Dicho sistema de facturación no pilla por sorpresa a las empresas y personas autónomas con sede en País Vasco, pues sus tres diputaciones forales lo han habilitado en el transcurso de los últimos años, siendo obligatorio su uso en todas ellas para cualquier organización o profesional independiente. Tampoco a las empresas que acostumbraban a facturar a las Administraciones públicas, donde la obligatoriedad de la facturación electrónica ya existía en diversos supuestos.
Pero, ¿qué cambios trae consigo la facturación electrónica en las pymes?
Veamos los dos puntos más importantes:
1. La transformación operativa de las pequeñas y medianas empresas: mayor eficiencia, mayor certeza, menores costes
La factura electrónica introduce cambios clave en sus procesos administrativos, contables y fiscales gracias a la digitalización y automatización de procesos.
Estas innovaciones conllevan la eliminación por completo en el uso de papel, la reducción de tiempo y de errores humanos en la captura de datos, generación, almacenamiento y envío de facturas, y la posibilidad de obtener análisis pormenorizados gracias a la integración de este sistema con el software de gestión empresarial ya existente.
Y es que, los sistemas de facturación electrónica permiten a las pymes monitorear su flujo de ingresos y egresos con mayor precisión, la toma de decisiones basada en datos actualizados y reportes automatizados y el análisis financiero en tiempo real con el fin de evaluar la rentabilidad del negocio.
2. Seguridad en el cumplimiento normativo: mayor transparencia fiscal y agilidad en las auditorías
La factura electrónica permite cumplir con las regulaciones fiscales vigentes y adaptarse fácilmente a los constantes cambios.
Además, facilita la validación por parte de las autoridades tributarias y agiliza el proceso de auditoría, ya que la información está centralizada y accesible en formato digital y en tiempo real.
La factura electrónica reduce, por otra parte, el riesgo de evasión fiscal y fomenta la transparencia en las transacciones comerciales y con la Administración pública, gran objetivo de la implantación de dicho sistema a nivel nacional.
Y es que, dichos sistemas facilitan el almacenamiento digital de facturas con copias de seguridad que reducen el riesgo de pérdida de información, además del uso de certificados digitales y firmas electrónicas que garantizan la autenticidad y seguridad de los documentos ante intentos de fraudes y falsificaciones mediante la verificación de datos fiscales.
3. Aumento del bienestar de los equipos de trabajo: mayor automatización de tareas tediosas y dedicación a estrategias de valor
Si miramos más allá, nos damos cuenta que la reducción de costes operativos por la disminución en gastos de impresión, almacenamiento y envío físico de facturas, que han recaído tradicionalmente en los departamentos encargados de la gestión administrativa y el seguimiento de pagos, supone una liberación de los equipos de trabajo, por ejemplo, de los de ventas.
La agilización en la gestión de cobros y pagos permite a estos profesionales dedicar más tiempo a otras actividades de mayor trascendencia y valor añadido. No solo eso, también les permite trabajar de manera confiable gracias a una mejora en el seguimiento de facturas pendientes y vencimientos o en la relación con proveedores y clientes gracias a procesos más eficientes.
La facturación electrónica supone un avance significativo para las pymes, impulsando su competitividad y sostenibilidad frente a las grandes empresas en un entorno cada vez más digitalizado.
